“เคยมีเอกสารฉบับหนึ่ง เป็นเอกสารกองกฐิน ต้องมีผู้ลงนาม 270 คน ในฐานะที่เราพัฒนาระบบ เราก็นึกไม่ถึง ถ้าเป็นกระดาษจะเวียนเอกสารนี้ต้องใช้เวลากี่สัปดาห์”
‘PSU Broadcast’ ชวนรู้จักระบบ ‘PSU e-Document’ กับ รศ.ดร. สินชัย กมลภิวงศ์ ผู้อำนวยการสำนักนวัตกรรมดิจิทัลและระบบอัจฉริยะ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ หลัง ม.อ. จับมือบริษัท สยามดีแอพ (ประเทศไทย) จำกัด เมื่อวันที่ 10 มิถุนายน 2567 ลงนามความร่วมมืออนุญาตให้ใช้สิทธิ์เชิงพาณิชย์ เล็งกลุ่มลูกค้าหน่วยงานรัฐ-ส่วนท้องถิ่น หวังลดภาระงานเอกสาร เพิ่มความไหลลื่นของการทำงานภาครัฐ
PSU e-Document คืออะไร?
รศ.ดร. สินชัยกล่าวว่า ระบบ PSU e-Document คือ ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งประกอบด้วยระบบกระจายเอกสารให้ผู้รับตามหน่วยงานและโครงสร้างองค์กรได้อย่างถูกต้อง และการลงนามในเอกสารด้วยลายเซ็นดิจิทัล การพัฒนาระบบนี้ รศ.ดร.สินชัยกล่าวว่าผ่านการตามการรับรองมาตรฐาน ISO 29110
ระบบ PSU e-Document พัฒนาขึ้นเพื่อเป้าหมายลดภาระการเวียนเอกสาร เพิ่มการกระจายเอกสารได้ถูกต้องตามภาระงานและตำแหน่งตามสายงานภาครัฐ รวมทั้งลดการใช้ทรัพยากรธรรมชาติ ประหยัดค่าใช้จ่ายและลดผลกระทบทางสิ่งแวดล้อม
รศ.ดร.สินชัยกล่าวว่าการดำเนินงานทั้งหมดสอดรับกับข้อกฎหมายทั้ง พระราชบัญญัติปฏิบัติราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2565 และ พระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 แก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. 2562
ผลตอบรับจากการใช้ใน ม.อ. 5 วิทยาเขต
ระบบ PSU e-Document เป็นระบบที่ถูกพัฒนาตั้งแต่ พ.ศ. 2552 และใช้ภายในมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ 5 วิทยาเขตในภาคใต้ ซึ่งระบบรุ่นล่าสุดที่ถูกพัฒนาเพื่อประกอบด้วยทั้งการกระจายเอกสารและลายเซ็นดิจิทัลถูกใช้งานมาเป็นเวลา 3 ปี ตั้งแต่ พ.ศ. 2564
ระบบ e-Document ถูกใช้ในขอบเขตประชาสัมพันธ์ประกาศมหาวิทยาลัย ลงนามอนุมัติ แต่ รศ.ดร. สินชัยกล่าวว่า ปัจจุบัน ยังติดขัดด้านระเบียบพัสดุ การจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์ซึ่งยังต้องเดินเอกสารกระดาษแบบเดิม
รศ.ดร.สินชัยเผยในปี พ.ศ. 2567 นี้ สำนักนวัตกรรมฯ เตรียมพัฒนาระบบใบเสร็จอิเล็กทรอนิกส์ (e-receipt) มาใช้งาน
“จากที่เราเก็บสถิติ เอกสารที่ลงนามเร็วที่สุดภายใน 11 วินาที และมีสถิติคนเข้าสู่ระบบตลอด 24 ชั่วโมง ไม่มีเว้นช่วงเวลา ทั้งในและนอกเวลาราชการ เราถือว่ามีประสิทธิผลมาก” ผอ.สำนักนวัตกรรมฯ กล่าวถึงสถิติของการพัฒนาระบบพร้อมเผยว่า ระยะเวลาการลงนามเอกสารตลอดการเก็บข้อมูล 3 ปี เฉลี่ยอยู่ที่ 10 ชั่วโมง ซึ่งถือว่าเป็นการลดระยะเวลาการทำงานของหน่วยงานราชการในการเวียนเอกสารได้
ขยายผลสู่ตลาด จับกลุ่มลูกค้าหน่วยงานรัฐ
วันที่ 10 มิถุนายน 2567 ที่ผ่านมา มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ โดย ผศ.ดร.นิวัติ แก้วประดับ อธิการบดี และ บริษัท สยามดีแอพ (ประเทศไทย) จำกัด ลงนามความร่วมมืออนุญาตให้บริษัท สยามดีแอพ ใช้สิทธิ์ดำเนินงานเชิงพาณิชย์และดำเนินการตลาด
รศ.ดร.สินชัยกล่าวว่า การบริหารจัดการสิทธิ์ในผลิตภัณฑ์ระบบ PSU e-Document ผ่านความช่วยเหลือและการดำเนินงานของ อุทยานวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ และแบ่งการใช้สิทธิ์เชิงพาณิชย์เป็น 2 ประเภท คือ หนึ่ง การจัดจำหน่ายการเข้าถึงระบบผ่านระบบคลาวด์ (cloud) และ การปรับแก้ตามความต้องการของลูกค้า
รศ.ดร.สินชัย มองว่า กลุ่มลูกค้าที่ระบบ PSU e-Document อาจเป็นที่ต้องการและสามารถเข้าไปพัฒนาระบบการทำงานเชิงเอกสารและความไหลลื่นได้นั้นคือหน่วยงานภาครัฐเป็นหลัก เช่น เทศบาล หรือ องค์กรปกครองส่วนท้องถิ่นอื่น เป็นต้น
อย่างไรก็ตาม รศ.ดร. สินชัย แจงว่า แม้จะมีการอนุญาตสิทธิ์เชิงพาณิชย์ร่วมกับบริษัทเอกชน แต่ยังคงบริการสาธารณะและบริการวิชาการของมหาวิทยาลัยอยู่ดังเดิม
“มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์มีพันธกิจให้บริการสังคมและบริการวิชาการ ม.อ. ยังมีสิทธิ์นำ software ส่วนนี้ไปให้บริการตามพันธกิจของมหาวิทยาลัยสู่หน่วยงานภายนอกได้” ผ.อ.สำนักนวัตกรรมฯ กล่าว
เรื่อง: ทีมข่าวแลบ้าน แลเมือง
อ่านต่อ
ม.อ. ตั้งบริษัท PSU Holding ช่องทางร่วมทุนเอกชน ต่อยอดงานวิจัยเชิงพาณิชย์
โปรตีนเพื่อสุขภาพจากหางกะทิเหลือทิ้ง จากงานวิจัยสู่ผลิตภัณฑ์บนท้องตลาด
รู้จัก ‘ยางพาราเทอร์โมพลาสติก’ นวัตกรรมเพิ่มมูลค่ายาง แก้ปัญหาขยะพลาสติก
